Aus jahrelanger OrgaErfahrung der Devmania kann ich sagen das es auf keinen Fall als CommunityEvent zu organisieren ist, man braucht 2-3 Leute die die Hauptverantwortung übernehmen und im Zweifel auch einfach mal was entscheiden. Übers Jahr gesehen ist es kein großer Aufwand, aber die 2 Wochen vor dem Event sind schon viel, das lässt sich schwer mit einem Vollzeitjob machen, als Student war es damals optimal. Falls jemand dieses oder nächstes Jahr etwas organisieren will kann ich gerne mit Erfahrungswerten und Tipps etc. helfen, so ist ja damals auch die Devmania entstanden. Man sollte aber mindestens 6 Monate Vorlaufzeit einplanen, auch damit Leute eine Chance haben sich Urlaub zu nehmen und die Anreise zu organisieren.
Die Hauptaufgaben sind:
-Veranstaltungsort finden der gut und günstig ist (Das ist nicht einfach und wir hatten mit dem Haus der Jugend echt Glück)
-Anmeldung erstellen und Vorauszahlungen managen
-Benötigtes Material wie Badges etc. bestellen
-Vorträge und Projektvorträge organisieren(Das ist das einfachste)
-Pokale etc bestellen
-Die Woche davor das Programm erstellen, alle Hinweisschilder und Preislisten drucken
-Badges drucken
-Am Tag vorher die Übergabe des Veranstaltungsortes organisieren
-Zum nächsten Großhandel fahren und Essen kaufen und danach zum Veranstaltungsort bringen
-Morgens beim Ort sein und die Getränkelieferung annehmen
-Alle Schilder aufhängen, Getränke kaltstelle
-Wenn erste freiwillige Helfer kommen den Aufbau organisieren(Hier noch mal vielen Dank an all die Helfer der letzten Jahre)
-Kasse aufbauen und betreuen für den Einlass
-Gleichzeitig die Küche besetzen und Essen organisieren
-Veranstaltung eröffnen und dafür sorgen das das Programm läuft
-Aufsichtspflicht für Minderjährige erfühlen, das heißt auch die ganze Nacht vor Ort sein und aufpassen das keiner verloren geht
-Am Ende vom Programm die Abstimmung organisieren
-Morgen frische Brötchen vom Bäcker holen
-Frühstück verkaufen/verteilen
-Preise verleihen
-Veranstaltung beenden und Aufräumen organisieren
-Sicherstellen das sich alle Minderjährigen wieder abgemeldet haben
-Wenn alle gegangen sind fertig aufräumen
-Essenreste ins Auto tun und zu einer Spendeneinrichtung fahren
-Übrig geblieben Getränken wieder einräumen
-Am nächsten Morgen Getränke abholen lassen
-Am nächsten Morgen Veranstaltungsort übergeben
Also insgesamt eine lange Liste und allein durch die zeitliche Komponente braucht man mindestens 2 HauptOrgas, weil irgendwann muss jeder mal etwas schlafen. Overnight Contest ist danach noch der kleinste und beste Teil